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Normalmente, quando tentamos controlar tudo o que se passa à nossa volta, o mais comum é não conseguirmos controlar absolutamente nada e acabarmos o dia estafados. Quando transportamos esta reflexão para uma organização, assistimos, não raras vezes, a uma sobrecarga de trabalho dos seus responsáveis pela simples razão de que não conseguem delegar tarefas.

Ser um melhor líder está ao alcance de todos, assim estes saibam quando e como delegar tarefas.

Tenha sempre presente que, independentemente de quem escolher, deve confiar em todos os membros da equipa, de maneira a que estes possam levar a cabo as tarefas sem ter alguém sempre a tentar controlar o trabalho, dar instruções claras na hora de delegar, sobre o que é pretendido e quando tem de estar terminado e, muito importante, dar acompanhamento, motivar, elogiar e corrigir quando necessário.

Quando deve delegar tarefas

Mais importante do que delegar, é saber quando fazê-lo para que traga benefícios não só para si, como para a organização que lidera.

Antes de partir para a delegação de uma determinada tarefa, deve perceber se existe alguma outra pessoa que tem (ou a quem possa ser dada) a informação e os conhecimentos necessários para completar a tarefa e se esta é uma tarefa que alguém pode fazer por si ou se é essencial que seja você a fazê-lo.

Outra das reflexões que tem a obrigatoriedade de fazer é se a tarefa fornece uma oportunidade para crescer e desenvolver as competências de outra pessoa e esta mesma tarefa se poderá repetir, de forma semelhante, no futuro.

Ao delegar uma tarefa terá que pensar, igualmente, se terá tempo suficiente para delegar o trabalho de forma eficaz. Deve ter tempo disponível para formação adequada, para perguntas e respostas, para acompanhar o progresso e para recomeçar, se necessário.

Caso se tratem de tarefas críticas para o sucesso a longo prazo (por exemplo, recrutar as pessoas certas para a sua equipa), equacione muito bem se a delegação lhe irá ser favorável.

Para além destes factores que contribuem para a “delegabilidade” de uma tarefa, há ainda a ter em conta os “deadlines” do projecto e a importância dos resultados,

A quem deve delegar

O sucesso da delegação de tarefas depende em grande medida da pessoa a quem atribui essa incumbência. Aqui devem ser considerados os seguintes pressupostos:

  • Experiência, conhecimento e competências da pessoa e como estes se aplicam à tarefa delegada. Conheça bem os elementos da equipa para saber em quem vai confiar o quê. Não delegue sempre nos mesmos;
  • O estilo de trabalho da pessoa (independência, capacidade e velocidade de aprendizagem, etc.). Avalie a motivação e aptidão da pessoa para determinada tarefa;
  • A carga de trabalho actual dessa pessoa. Perguntas como se a pessoa terá tempo para acumular mais trabalho ou se será necessário reajustar ou mudar outras responsabilidades e cargas de trabalho são preciosos auxiliares da sua decisão.

Benefícios de delegar tarefas

  •  Fomenta a união da equipa de trabalho;
  • Fomenta a avaliação de competências em colaboradores que, de outra forma, não teriam oportunidade de as desenvolver.
  •  Aumenta a participação dos colaboradores;
  • Fornece ferramentas de aprendizagem e crescimento profissional;
  • Melhora a comunicação dentro da equipa de trabalho.