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Prazos que “derrapam” e listas de tarefas que parecem ficar maiores todos os dias podem ser sintoma de uma má gestão do tempo no desenvolvimento profissional e na rotina. 

Tal e qual como as resoluções de ano, as promessas de aprender a gerir melhor o nosso tempo, ser mais produtivos e focarmo-nos apenas no que realmente interessa, acabam por invariavelmente, ficarem na gaveta e no fim do dia somos constantemente invadidos pelo sentimento de que ficámos aquém destes objetivos.

Estas metas são cruciais para o desenvolvimento profissional e são vários os estudos que apontam a gestão de tempo como uma das competências mais desejadas pelos profissionais e, ao mesmo tempo, uma das mais raras de encontrar.

O tempo é um recurso escasso e valioso que, quando mal gerido, pode dar origem não só a quebras de produtividade no trabalho e desmotivação, como fazer aumentar os nossos níveis de stress e ansiedade.

Existem, contudo, formas de tornear esta questão.

O conhecimento das tarefas que temos para concretizar, o grau de importância que as mesmas têm e as prioridades e os meios que temos ao dispor para as realizar é fundamental para que se torne realista e exequível a sua finalização.

Para além disto, o conhecimento que temos sobre nós é essencial, uma vez que os padrões comportamentais e a personalidade têm uma influência decisiva na forma como organizamos o nosso tempo de trabalho e, consequentemente, no sucesso da nossa carreira.

Sente que o seu trabalho não é produtivo e que seria necessário que o seu dia tivesse mais de 24 horas para que completasse todas as tarefas que tem em mãos?

Se a resposta é afirmativa, venha aprender a tirar o máximo partido do seu tempo em cada dia de trabalho.

Como tirar o máximo partido de cada dia de trabalho

De modo a tirar o máximo partido do seu dia de trabalho deve começar a pensar em colocar em marcha dois tipos de planos de ação: um curto prazo e um outro de médio e longo prazo.

Para que estes planos sejam eficazes, eles devem ter as seguintes características:

  1. a) Abrangente: Inclui atividades e os períodos de repouso e desconcentração.
  2. b) Individualizado: Contempla o tempo que cada atividade demora a realizar para cada pessoa.
  3. c) Equilibrado: Um planeamento equilibrado que permite atingir os objetivos e ter um quotidiano satisfatório.
  4. d) Flexível e ajustável: As atividades inesperadas devem ser previstas e, por isso, o plano deve-se ajustar o plano sempre que necessário.
  5. e) Realista: Não se deve aceitar prazos que, à partida, não serão cumpridos e planeie as atividades de forma realista e de acordo com as suas prioridades e capacidades.

Depois de determinados os objetivos e enumeradas as atividades (lazer, trabalho e descanso), parta para a definição das prioridades, diferenciando as tarefas importantes e as tarefas urgentes.

Após a definição das prioridades, devem-se registar as atividades no plano com diferentes cores ou sublinhados de forma a estabelecer diferentes horários e tornar a memorização mais facilitada.

Com tudo isto em mente, passemos aos planos propriamente ditos e àquilo que cada um deles deve incluir.

  1. O Planeamento de tarefas a curto prazo deve incluir:
  • Trabalhe segundo os seus próprios níveis de energia (se tem melhor desempenho de manhã, não desperdice a sua energia com tarefas de pouca prioridade);
  • Planifique o seu dia tanto quanto possível, mas deixe espaço para os imponderáveis;
  • Conceda a si mesmo 10 minutos do tempo planeado no início de cada dia;
  • Faça uma lista do que tem a fazer. Atribua prioridades a essas tarefas e fixe um começo;
  • Agrupe os seus telefonemas e conceda a si mesmo um período destinado “ao telefone”;
  • Utilize a sua agenda para detalhar o dia. Um aviso visual ajudá-lo-á a organizar o seu dia de modo mais eficiente;
  • Se no seu trabalho tiver de ler, conceda a si a mesmo períodos regulares para leituras;
  • A melhor hora para planear o dia seguinte é ao final do dia;
  • Tente sempre terminar o dia com uma nota positiva.

Use a sua agenda com um guia, não fique demasiado “colado” aos seus agendamentos.

  1. O Planeamento de Médio e longo prazo deve incluir:

A noção de médio prazo varia de pessoa para pessoa e é por isso importante ter uma ideia do seu tempo efetivo para o seu agendamento.

  • Identifique e defina os seus objetivos a médio/longo prazo (dar-lhe-á um sentido de direção e de fim à vista);
  • Reparta os grandes objetivos por setores e avalie todas as possibilidades e alternativas;
  • Use um gráfico de planeamento mensal e/ou anual;
  • Reveja o seu desempenho regularmente e modifique os seus planos em conformidade;
  • Mantenha-se flexível e não tente responsabilizar-se em demasia.


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